Executive assistant (32 tot 40 uur per week)

Wat ga je doen in deze functie?

Je bent de rechterhand van de algemeen directeur en de financieel directeur en ondersteunt het verdere bestuur van de organisatie, wat bestaat uit de Raad van Commissarissen en de aandeelhouders van familie De Jong. Naast het ondersteunen heb je een breed takenpakket, wat bestaat uit plannen, organiseren, uitvoeren en regelen van uiteenlopende zaken en werkzaamheden.

Vanzelfsprekend heb je intensief contact met de directie en het managementteam. Je werkt nauw samen met je collega management assistent die de commercieel technisch directeur ondersteunt en stemt regelmatig af met je collega management assistent van onze vestiging in de Verenigde Staten. Naast jouw ondersteuning bied je de directie ook jouw frisse blik en ideeën. Deze inbreng wordt alleen maar gewaardeerd.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• Secretariële ondersteuning van de algemeen directeur en de financieel directeur waar mogelijk;
• Beheren van de agenda & mailbox van de directieleden;
• Verzorgen van agenda’s, vergaderdossiers, notulen en de planning van onder andere de directie-, MT- en Raad van Commissarissen vergaderingen;
• Boeken, administratief registreren en maken van de dagprogramma’s van de reizen naar de Verenigde Staten;
• Organiseren van en zorgen dat alles tot in de puntjes is geregeld voor uiteenlopende bijeenkomsten en evenementen, zoals aandeelhoudersvergaderingen en meerdaagse (internationale) MT-sessies;
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages en presentaties en mede samenstellen van het personeelsmagazine. 

Ben jij de persoon waar wij naar op zoek zijn?

Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, hebt altijd het overzicht en werkt nauwkeurig. Je communiceert gemakkelijk met collega’s uit de hele organisatie en externe partijen. Je bent integer, gaat pro-actief te werk en durft jezelf uit te spreken. Je bent flexibel en weet dit door te vertalen naar je werkzaamheden. Schuiven met agenda’s is voor jou geen probleem, jij ziet altijd mogelijkheden en houdt hierbij natuurlijk rekening met de werk-privé balans van onze directie. 

Sluit jouw kennis en ervaring aan op onze wensen?

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal vijf jaar werkervaring in een functie met een vergelijkbaar takenpakket;
• Gewend veel te werken met Microsoft Teams;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. 

Wat kun je van ons verwachten?

Kenmerkend voor J.M. de Jong Groep zijn prettige collega’s en een ongedwongen sfeer die past bij een familiebedrijf. We zijn gevestigd in een gloednieuw pand waar we over alle faciliteiten voor een fijne werkplek beschikken. Verder bieden we je:

• Een goed salaris, pensioenregeling en reiskostenvergoeding;
• 40 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid deels thuis te werken;
• Vers fruit op het werk;
• Een ruim opleidingsbudget;
• Een persoonlijk budget om te besteden aan gezondheid en vitaliteit;
• Onbeperkt koffie uit onze eigen koffie-espressoautomaten;
• Met regelmaat een traktatie, attentie, borrel of gezellig uitje!

Over J.M. de Jong Groep

J.M. de Jong Groep is houdster van een aantal werkmaatschappijen in Nederland, waaronder de Jong DUKE en de Jong TECHNICS. Daarnaast heeft de Jong DUKE een vestiging in de Verenigde Staten. We zijn een familiebedrijf dat al meer dan 125 jaar bestaat.Bij de Jong DUKE ontwikkelen en assembleren we koffie-espressomachines, waarbij innovatie centraal staat. Bij de Jong TECHNICS bewerken we staal, ferro, non-ferro en kunststoffen. De collega’s hebben een uniek expertiseniveau op het gebied van machinale verspaning, constructiewerk en plaatbewerking.

Kom jij het verschil maken voor onze directie?

Reageer dan met jouw motivatie en CV via het sollicitatieformulier. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Elise van Andel (HR manager) via 0184-209767.  

Tags: vacature executive assistant | vacature bestuurssecretaresse | vacature management assistent | vacature management assistant | vacature directie secretaresse